ข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะข้อมูลทางการเงินที่สะท้อนสุขภาพและความเป็นไปของกิจการ การมีระบบบัญชีที่ดีจึงเปรียบเสมือนเข็มทิศนำทางให้ธุรกิจเดินหน้าไปได้อย่างมั่นคง โปรแกรม Express เป็นหนึ่งในเครื่องมือทางบัญชีที่ได้รับความนิยมอย่างสูงในหมู่ผู้ประกอบการและนัก ทำบัญชี ชาวไทย ด้วยความสามารถที่หลากหลายและใช้งานไม่ซับซ้อนนัก แต่หัวใจสำคัญที่จะทำให้ โปรแกรม Express แสดงศักยภาพได้อย่างเต็มที่นั้น อยู่ที่การเริ่มต้นวาง “ผังบัญชี” (Chart of Accounts) ให้ถูกต้องและเหมาะสมเสียก่อน
บทความนี้จะพาทุกท่านไปทำความรู้จักและเข้าใจกระบวนการวางผังบัญชีใน โปรแกรม Express อย่างละเอียด แต่ทางบัญชีพร้อมจะใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย แม้ท่านที่อาจจะยังไม่มีพื้นฐานด้าน บัญชี มาก่อน ก็สามารถทำความเข้าใจได้
ผังบัญชี คืออะไร? ทำไมเราต้องให้ความสำคัญ?
ลองนึกภาพว่ากิจการของคุณมีเอกสารทางการเงินมากมาย ทั้งใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี สลิปโอนเงิน ถ้าเราเก็บเอกสารเหล่านี้กองรวมกันไว้เฉยๆ เวลาต้องการหาข้อมูลอะไรสักอย่างคงวุ่นวายน่าดูใช่ไหมคะ
“ผังบัญชี” ก็เข้ามาทำหน้าที่คล้ายๆ กับ “สารบัญ” หรือ “โครงสร้างการจัดเก็บ” ข้อมูลทางการเงินค่ะ มันคือการกำหนดหมวดหมู่และตั้งชื่อให้กับรายการทางการเงินต่างๆ ที่เกิดขึ้นในกิจการอย่างเป็นระบบ โดยปกติจะประกอบด้วยสองส่วนหลักๆ คือ “รหัสบัญชี” (ตัวเลขหรือรหัสที่ใช้อ้างอิง) และ “ชื่อบัญชี” (คำอธิบายว่ารหัสนั้นหมายถึงรายการอะไร)
แล้วทำไมผังบัญชีถึงสำคัญขนาดนั้น?
- จัดระเบียบข้อมูล: ช่วยให้เราแยกประเภทรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน เช่น นี่คือรายได้จากการขายนะ นี่คือค่าเช่าออฟฟิศ นี่คือเงินที่ลูกค้ายังค้างจ่ายเราอยู่ เมื่อข้อมูลถูกจัดเป็นหมวดหมู่ ก็ง่ายต่อการค้นหาและนำไปใช้งาน
- บันทึกบัญชีแม่นยำ: เมื่อมีผังบัญชีเป็นมาตรฐาน คนที่ทำหน้าที่บันทึกข้อมูล (ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของกิจการเอง หรือพนักงานบัญชี) ก็จะรู้ว่ารายการนี้ควรจะลงในบัญชีไหน ทำให้การบันทึกข้อมูลถูกต้อง ลดความผิดพลาดจากการลงบัญชีผิดประเภท ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่องบการเงินได้
- ทำรายงานง่ายและน่าเชื่อถือ: งบการเงินสำคัญๆ ที่เราต้องใช้ดูผลประกอบการ หรือยื่นต่อหน่วยงานราชการ เช่น งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล) ล้วนแต่ดึงข้อมูลมาจากการจัดหมวดหมู่ตามผังบัญชีนี่แหละค่ะ ถ้าผังบัญชีเราดี รายงานที่ได้ก็จะถูกต้อง สะท้อนภาพจริงของกิจการ และทำได้อย่างรวดเร็ว
- วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อตัดสินใจ: ผู้บริหารสามารถนำรายงานที่ได้จากผังบัญชีที่มีโครงสร้างดี มาวิเคราะห์ต่อยอดได้ง่าย เช่น ดูว่าค่าใช้จ่ายประเภทไหนสูงผิดปกติ รายได้ส่วนไหนเติบโตดี เพื่อนำไปวางแผนปรับปรุงการดำเนินงาน หรือตัดสินใจเรื่องสำคัญๆ ของธุรกิจ
- ควบคุมและตรวจสอบ: ผังบัญชีที่ชัดเจนยังช่วยให้การตรวจสอบภายในทำได้ง่ายขึ้น ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดหรือแม้กระทั่งการทุจริตได้ในระดับหนึ่ง เพราะสามารถติดตามเส้นทางการเงินได้ง่ายขึ้น
ดังนั้น จะเห็นได้ว่าการวางผังบัญชีไม่ใช่แค่เรื่องทางเทคนิคของนัก บัญชี เท่านั้น แต่มันคือรากฐานสำคัญของการจัดการการเงินในธุรกิจเลยทีเดียว หากไม่มีผังบัญชี การทำบัญชีก็จะสะเปะสะปะ ข้อมูลไม่เป็นระบบ และยากที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ค่ะ
โครงสร้างพื้นฐานของผังบัญชีที่ควรรู้
ตามหลักการของบัญชีและที่ โปรแกรม Express ใช้เป็นแนวทาง ผังบัญชีมักจะถูกจัดแบ่งออกเป็น 5 หมวดหมู่หลักๆ ซึ่งสอดคล้องกับสมการบัญชีพื้นฐาน (สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ) และองค์ประกอบในงบการเงิน ได้แก่
- หมวด 1: สินทรัพย์ (Assets) คือ สิ่งที่กิจการมีอยู่ในครอบครองและคาดว่าจะให้ประโยชน์ในอนาคต อาจจะเป็นตัวเงิน หรือสิ่งของก็ได้ โดยมักจะเรียงลำดับตามความง่ายในการเปลี่ยนเป็นเงินสด (สภาพคล่อง)
ตัวอย่าง: เงินสดในมือ, เงินฝากธนาคาร, ลูกหนี้ (เงินที่ลูกค้าค้างเรา), สินค้าที่รอขาย, ค่าใช้จ่ายที่จ่ายล่วงหน้าไปแล้ว (เช่น ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า), ที่ดิน, อาคาร, อุปกรณ์สำนักงาน, รถยนต์, โปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
หมวดที่ 1 สินทรัพย์
| เลขที่บัญชี | ชื่อบัญชี |
|---|---|
| 11000 | บัญชีเงินสด |
| 12000 | บัญชีลูกหนี้การค้า-ในประเทศ |
| 12100 | บัญชีลูกหนี้การค้า-ต่างประเทศ |
| 13000 | บัญชีวัสดุสิ้นเปลือง |
| 14000 | บัญชีเครื่องตกแต่งสำนักงาน |
| 15000 | บัญชีอุปกรณ์สำนักงาน |
| 16000 | บัญชีรถยนต์ |
| 17000 | บัญชีอาคาร |
- หมวด 2: หนี้สิน (Liabilities) คือ ภาระผูกพันที่กิจการต้องจ่ายคืนให้บุคคลภายนอกในอนาคต
ตัวอย่าง: เงินกู้ยืมจากธนาคาร, เจ้าหนี้ (เงินที่เราค้างจ่ายให้ผู้ขาย), ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้จ่าย (เช่น เงินเดือนค้างจ่าย), ภาษีที่ต้องนำส่งสรรพากร เป็นต้น
หมวดที่ 2 หนี้สิน
| เลขที่บัญชี | ชื่อบัญชี |
|---|---|
| 21000 | บัญชีเจ้าหนี้การค้า (ระยะสั้น) |
| 21100 | บัญชีเจ้าหนี้การค้า (ระยะยาว) |
| 22000 | บัญชีเงินเดือนและค่าแรงค้างจ่าย |
| 23000 | บัญชีค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ค้างจ่าย |
- หมวด 3: ส่วนของเจ้าของ (Equity) คือ ส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ หลังจากหักหนี้สินทั้งหมดออกไปแล้ว พูดง่ายๆ คือความเป็นเจ้าของในกิจการนั่นเอง
ตัวอย่าง: ทุนที่เจ้าของลงเริ่มแรก (ทุนเรือนหุ้น), กำไรที่สะสมมาจากการดำเนินงานในอดีต (กำไรสะสม) เป็นต้น
หมวดที่ 3 ส่วนของเจ้าของ
| เลขที่บัญชี | ชื่อบัญชี |
|---|---|
| 31000 | บัญชีเบิกใช้ส่วนตัว |
| 32000 | บัญชีกำไรขาดทุน |
- หมวด 4: รายได้ (Revenues/Income) คือ เงินหรือผลประโยชน์ที่กิจการได้รับจากการดำเนินงานตามปกติ หรือกิจกรรมอื่นๆ
ตัวอย่าง: รายได้จากการขายสินค้า, รายได้จากการให้บริการ, ดอกเบี้ยที่ได้รับจากเงินฝาก, กำไรจากการขายทรัพย์สินที่ไม่ใช้แล้ว เป็นต้น
หมวดที่ 4 รายได้
| เลขที่บัญชี | ชื่อบัญชี |
|---|---|
| 41000 | บัญชีรายได้จากการให้บริการ |
| 42000 | บัญชีรายได้เบ็ดเตล็ด |
- หมวด 5: ค่าใช้จ่าย (Expenses) คือ ต้นทุนหรือเงินที่กิจการจ่ายออกไปเพื่อให้ได้มาซึ่งรายได้ หรือเพื่อการดำเนินงานทั่วไป
ตัวอย่าง: ต้นทุนสินค้าที่ขายไป, เงินเดือนพนักงาน, ค่าเช่า, ค่าน้ำค่าไฟ, ค่าโฆษณา, ค่าเดินทาง, ดอกเบี้ยเงินกู้ที่ต้องจ่าย, ค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ต่างๆ เป็นต้น
ค่าเสื่อมราคามักจะเริ่มต้นที่รหัส 56100 เพราะว่ารหัส 56000 จะถูกใช้เป็นบัญชีคุมค่าเสื่อมราคาค่ะ จริงๆ แล้วผังบัญชีแต่ละกิจการไม่จำเป็นต้องเหมือนกันนะคะ ขึ้นอยู่กับรูปแบบการดำเนินงานและความละเอียดของแต่ละองค์กรเลย การตั้งรหัสแบบนี้เป็นแนวที่นิยมใช้กัน และยังช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจหรือวางแผนได้ง่ายขึ้นด้วยค่ะ
หมวดที่ 5 ค่าใช้จ่าย
| เลขที่บัญชี | ชื่อบัญชี |
|---|---|
| 51000 | บัญชีเงินเดือนและค่าแรง |
| 52000 | บัญชีค่าเบี้ยประกันภัย |
| 53000 | บัญชีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด |
| 54000 | บัญชีค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ |
| 55000 | บัญชีวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป |
| 56100 | บัญชีค่าเสื่อมราคา-อุปกรณ์สำนักงาน |
| 56200 | บัญชีค่าเสื่อมราคา-รถยนต์ |
| 56300 | บัญชีค่าเสื่อมราดา-อาคาร |
โดยทั่วไป เรามักจะกำหนด “รหัสบัญชี” ให้สอดคล้องกับหมวดหมู่เหล่านี้ เช่น บัญชีในหมวดสินทรัพย์ มักจะขึ้นต้นด้วยเลข 1 (เช่น 11100 เงินสด, 11300 ลูกหนี้การค้า), หมวดหนี้สินขึ้นต้นด้วยเลข 2 (เช่น 21200 เจ้าหนี้การค้า), หมวดส่วนของเจ้าของขึ้นต้นด้วยเลข 3, หมวดรายได้ขึ้นต้นด้วยเลข 4, และหมวดค่าใช้จ่ายขึ้นต้นด้วยเลข 5 ซึ่งช่วยให้จดจำและจัดเรียงได้ง่ายขึ้นค่ะ
การวางผังบัญชีในโปรแกรม Express
ทีนี้เรามาดูกันว่า เมื่อต้องมาตั้งค่าผังบัญชีใน โปรแกรม Express จริงๆ มีประเด็นอะไรที่เราต้องทำความเข้าใจและตัดสินใจบ้าง
1. ผังบัญชีเริ่มต้น (Standard Chart of Accounts)
ข่าวดีคือ โปรแกรม Express ไม่ได้ปล่อยให้เราเริ่มต้นจากศูนย์ค่ะ เมื่อเราติดตั้งโปรแกรมครั้งแรก เขาจะมี “ผังบัญชีมาตรฐาน” มาให้ชุดหนึ่ง ซึ่งออกแบบมาค่อนข้างครอบคลุมการใช้งานทั่วไปของธุรกิจในไทย อย่างไรก็ตาม ธุรกิจแต่ละแห่งก็มีความแตกต่างกัน ผังบัญชีมาตรฐานนี้อาจจะมีบางบัญชีที่เราไม่ได้ใช้ หรืออาจจะขาดบางบัญชีที่จำเป็นสำหรับธุรกิจเราไป หรือชื่อบัญชีอาจจะยังไม่สื่อความหมายเท่าที่ควร ดังนั้น การตรวจสอบและปรับปรุงผังบัญชีมาตรฐานนี้ให้เข้ากับกิจการของเราจึงเป็นสิ่งสำคัญ
2. การเข้าถึงและแก้ไข
โดยปกติแล้ว การตั้งค่าผังบัญชีใน โปรแกรม Express จะอยู่ในเมนู ” 5.บัญชี หรือ Account ” จะอยู่ใน ” 2.ผังบัญชี หรือ Chart of Accounts ” (ชื่อเมนูอาจต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับภาษาของโปรแกรม Express ที่ใช้) ซึ่งในหน้านี้ เราจะสามารถดูรายชื่อบัญชีทั้งหมดที่มีอยู่ แก้ไขรายละเอียด เพิ่มบัญชีใหม่ หรือลบบัญชีที่ไม่ต้องการออกได้
3. รหัสบัญชี (Account Code) และ ชื่อบัญชี (Account Name)
- รหัสบัญชี: เราสามารถกำหนดรหัสเองได้ แต่ควรวางแผนให้เป็นระบบตามหลัก 5 หมวดที่กล่าวไป และควรเว้นช่วงตัวเลขไว้บ้าง เผื่ออนาคตมีบัญชีใหม่ๆ เพิ่มเติม จะได้แทรกเข้าไปในหมวดหมู่ที่ถูกต้องได้ ความยาวของรหัสก็ควรสม่ำเสมอ เช่น ถ้าใช้ 5 หลัก ก็ควรใช้ 5 หลักทั้งหมด
- ชื่อบัญชี: ควรตั้งชื่อให้ชัดเจน สื่อความหมายได้ทันทีว่าเป็นรายการอะไร ควรใช้ภาษาไทยเป็นหลักเพื่อให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกัน เช่น แทนที่จะใช้แค่ “ค่าใช้จ่ายอื่น” อาจระบุให้ชัดเจนขึ้นเป็น “ค่ารับรองลูกค้า” หรือ “ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดสำนักงาน”
4. ประเภทบัญชีและระดับบัญชี (Account Type/Level)
ตรงนี้เป็นจุดที่ต้องทำความเข้าใจให้ดี เพราะมีผลโดยตรงกับการใช้งาน โปรแกรม Express ค่ะ โปรแกรมจะให้เรากำหนด “ประเภท” หรือ “ระดับ” ของแต่ละบัญชี ซึ่งหลักๆ จะแบ่งเป็น:
บัญชีคุม (Control Account – มักกำหนดประเภทเป็น ‘C’) เปรียบเสมือน “แฟ้มใหญ่” หรือ “หัวข้อหลัก” ครับ บัญชีประเภทนี้เราจะ ไม่สามารถ นำไปใช้บันทึกรายการประจำวันโดยตรงได้ หน้าที่ของมันคือการ “ควบคุม” หรือ “สรุปยอด” ของบัญชีย่อยๆ ที่อยู่ภายใต้มัน ตัวอย่างเช่น “ลูกหนี้การค้า” เราอาจจะตั้งเป็นบัญชีคุม
บัญชีย่อย (Sub-Account / Detail Account – อาจกำหนดประเภทเป็น ‘A’, ‘B’ หรืออื่นๆ ที่ไม่ใช่ ‘C’) เปรียบเสมือน “เอกสารย่อย” ที่อยู่ในแฟ้มใหญ่ บัญชีประเภทนี้แหละครับที่เราจะใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละวัน เช่น “ลูกหนี้การค้า – บริษัท ก จำกัด”, “ลูกหนี้การค้า – บริษัท ข จำกัด” เหล่านี้คือบัญชีย่อย ที่ต้องถูกกำหนดให้อยู่ภายใต้บัญชีคุม “ลูกหนี้การค้า” อีกที
ทำไมต้องแบ่งเป็นบัญชีคุมกับบัญชีย่อย?
- โครงสร้างชัดเจน ทำให้ผังบัญชีของเราดูเป็นระเบียบ มีลำดับชั้น เข้าใจง่ายว่าบัญชีไหนเป็นส่วนหนึ่งของหมวดหมู่ใหญ่ใด
- ดูภาพรวมสะดวก เราสามารถดูยอดรวมในบัญชีคุมได้ง่ายๆ เช่น ดูยอดรวมลูกหนี้ทั้งหมด หรือยอดรวมค่าใช้จ่ายในการเดินทางทั้งหมด โดยไม่ต้องไปไล่บวกจากบัญชีย่อยทีละตัว
- รายงานยืดหยุ่น เวลา โปรแกรม Express ทำรายงานงบการเงิน เราสามารถเลือกได้ว่าจะให้แสดงแบบสรุป (โชว์เฉพาะยอดบัญชีคุม) หรือแบบละเอียด (โชว์ทั้งบัญชีคุมและบัญชีย่อย)
- ป้องกันการลงบัญชีผิด การที่เราลงรายการในบัญชีคุมโดยตรงไม่ได้ ช่วยลดโอกาสที่จะบันทึกรายการผิดพลาดได้ทางหนึ่ง
ดังนั้น เวลาเราเพิ่มบัญชีใหม่ใน โปรแกรม Express ต้องตัดสินใจให้ดีว่าบัญชีนี้จะเป็นบัญชีคุม (C) หรือบัญชีย่อย (A, B) และถ้าเป็นบัญชีย่อย ต้องระบุด้วยว่ามันอยู่ภายใต้การควบคุมของบัญชีคุมตัวไหน
5. การผูกบัญชี (Linking Accounts)
อีกเรื่องที่สำคัญมากใน โปรแกรม Express คือ การ “ผูก” บัญชีบางตัวเข้ากับระบบงานอื่นๆ เพื่อให้โปรแกรมทำงานเชื่อมโยงกันได้อย่างอัตโนมัติและถูกต้อง เช่น
- ผูกบัญชีคุมลูกหนี้/เจ้าหนี้ ตอนตั้งค่าระบบขาย (AR) และระบบซื้อ (AP) โปรแกรมจะถามหาว่าบัญชีคุมลูกหนี้การค้าคือรหัสอะไร และบัญชีคุมเจ้าหนี้การค้าคือรหัสอะไร เพื่อที่ว่าทุกครั้งที่เราเปิดบิลขายเชื่อ หรือบันทึกใบแจ้งหนี้ซื้อเชื่อ โปรแกรมจะได้ไปลงบัญชีที่บัญชีคุมเหล่านี้ให้เอง พร้อมๆ กับบันทึกยอดแยกตามรายลูกค้า/ผู้ขาย
- ผูกบัญชีภาษี ต้องกำหนดว่าบัญชีไหนคือ ภาษีซื้อ, ภาษีขาย, ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ยังไม่ได้ขอคืน หรือยังไม่ได้นำส่ง ฯลฯ เพื่อให้โปรแกรมช่วยคำนวณและบันทึกรายการภาษี พร้อมทั้งออกรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขายได้ถูกต้อง
- ผูกบัญชีสำคัญอื่นๆ เช่น บัญชีกำไรสะสม (โปรแกรมจะใช้บัญชีนี้ตอนปิดบัญชีสิ้นปี), บัญชีเงินฝากธนาคารต่างๆ (สำหรับเชื่อมกับระบบเช็ค การรับจ่ายเงิน) เป็นต้น
การผูกบัญชีเหล่านี้ต้องทำให้ถูกต้องตั้งแต่แรกนะคะ เพราะมันจะช่วยให้การ ทำบัญชี ประจำวันสะดวกขึ้นมาก ลดงานบันทึกซ้ำซ้อน และข้อมูลเชื่อมโยงกันทั้งระบบ
ขั้นตอนการวางแผนและตั้งค่าผังบัญชีใน Express แบบเข้าใจง่าย
การวางผังบัญชีไม่ใช่แค่การคีย์ข้อมูลตามใจชอบ แต่ควรมีขั้นตอนการคิดและวางแผนที่ดี ดังนี้
- สำรวจธุรกิจตัวเอง => เราทำธุรกิจอะไร? รายได้หลักมาจากไหน? มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้างที่เป็นลักษณะเฉพาะของเรา? มีสินทรัพย์หรือหนี้สินประเภทไหนเป็นพิเศษไหม? ลองลิสต์ออกมาคร่าวๆ ก่อน
- ดูผังบัญชีมาตรฐานของ Express => เปิดดูผังบัญชีที่โปรแกรมให้มา เปรียบเทียบกับที่เราลิสต์ไว้ บัญชีไหนใช้ได้เลย? บัญชีไหนชื่อไม่สื่อ ต้องแก้ไข? บัญชีไหนไม่มี ต้องเพิ่ม? บัญชีไหนไม่เกี่ยวกับธุรกิจเราเลย อาจจะลบทิ้ง?
- ตัดสินใจเรื่องความละเอียด => เราอยากเห็นข้อมูลละเอียดแค่ไหน? เช่น ค่าเดินทาง อยากแยกย่อยเป็น ค่าน้ำมัน ค่าทางด่วน ค่าซ่อมบำรุง หรือรวมเป็นค่าเดินทางก้อนเดียวพอ? รายได้ อยากแยกตามประเภทสินค้า/บริการ หรือรวมเป็นรายได้จากการขายอย่างเดียว? ต้องหาจุดสมดุลครับ ละเอียดไปก็อาจจะดูแลยาก ไม่ละเอียดเลยก็อาจจะวิเคราะห์อะไรไม่ได้
- ออกแบบโครงสร้างรหัส => กำหนดหลักการให้รหัสบัญชี เช่น หมวด 1 ขึ้นต้นด้วย 1, หมวด 2 ขึ้นต้นด้วย 2… แล้วในแต่ละหมวดจะแบ่งย่อยอย่างไร? เช่น สินทรัพย์หมุนเวียน อาจจะใช้ 11xxx, สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน 12xxx เป็นต้น อย่าลืมเว้นช่วงรหัสไว้เผื่อเพิ่มบัญชีในอนาคตด้วย
- ร่างผังบัญชีฉบับสมบูรณ์ (บนกระดาษหรือ Excel ก่อน) => ลองเขียนผังบัญชีทั้งหมดที่เราออกแบบไว้ออกมาให้เห็นภาพรวม ตรวจดูว่ามีครบถ้วนไหม มีซ้ำซ้อนหรือเปล่า ลำดับชั้นถูกต้องหรือไม่
- ลงมือตั้งค่าในโปรแกรม Express
- เข้าเมนู “บัญชี => ผังบัญชี”
- แก้ไข/ลบ: ปรับแก้ชื่อ หรือลบบัญชีมาตรฐานที่ไม่ใช้ออก (แต่ต้องระวัง บัญชีที่ถูกผูกไว้กับระบบอื่นแล้ว อาจจะลบไม่ได้ หรือต้องไปยกเลิกการผูกก่อน)
- เพิ่มบัญชีใหม่: สร้างบัญชีตามที่ร่างไว้ ใส่รหัส ชื่อ กำหนดประเภท (คุม ‘C’ หรือ ย่อย ‘A’/’B’) และถ้าเป็นบัญชีย่อย อย่าลืมระบุบัญชีคุมให้ถูกต้อง
- ตรวจสอบอีกครั้ง: พอตั้งค่าเสร็จ ลองสั่งพิมพ์ผังบัญชีจากโปรแกรมออกมาเช็คความถูกต้องอีกรอบ
- ผูกบัญชีสำคัญ => เข้าไปที่เมนูตั้งค่าของระบบต่างๆ (เช่น ตั้งค่าระบบขาย, ตั้งค่าระบบซื้อ, ตั้งค่าระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม, กำหนดบัญชีเพื่อการปิดบัญชี) แล้วทำการผูกบัญชีที่เรากำหนดไว้ในผังบัญชีให้เรียบร้อย
ข้อควรจำ: พยายามวางผังบัญชีให้นิ่งและถูกต้องที่สุด ก่อน ที่จะเริ่มบันทึกรายการค้าจริงจังนะคะ เพราะถ้าเริ่มบันทึกข้อมูลไปเยอะแล้ว การจะกลับมาแก้ไขโครงสร้างผังบัญชี โดยเฉพาะการเปลี่ยนรหัส หรือลบบัญชีที่มีรายการเคลื่อนไหวแล้ว จะทำได้ยาก และอาจทำให้ข้อมูลเดิมคลาดเคลื่อนได้
ผังบัญชีไม่ใช่สิ่งที่ตั้งค่าครั้งเดียวแล้วจบ เมื่อธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลง เติบโต หรือมีรายการค้าประเภทใหม่ๆ เกิดขึ้น ผังบัญชีก็ควรได้รับการทบทวนและปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ อย่างน้อยปีละครั้ง หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจที่สำคัญ ควรมีการประเมินว่าผังบัญชีปัจจุบันยังคงเหมาะสมหรือไม่ มีบัญชีใดที่ไม่ได้ใช้งานแล้วควรยกเลิก หรือมีบัญชีใดที่ควรเพิ่มเข้ามาใหม่หรือไม่
การวางผังบัญชีที่ดี คือจุดเริ่มต้นของระบบบัญชีที่แข็งแกร่ง
การวางผังบัญชีใน โปรแกรม Express อย่างมีหลักการและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจ เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว มันคือรากฐานสำคัญที่จะช่วยให้การ ทำบัญชี มีความถูกต้อง แม่นยำ เป็นระบบ ลดข้อผิดพลาด ช่วยให้การจัดทำรายงานทางการเงินและรายงานภาษีเป็นไปอย่างราบรื่น และที่สำคัญที่สุดคือ การให้ข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นแก่ผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจขับเคลื่อนธุรกิจไปสู่เป้าหมาย
แม้ว่า โปรแกรม Express จะมีเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวก แต่ความเข้าใจในหลักการ บัญชี และการวางแผนที่ดีของผู้ใช้งาน คือกุญแจสำคัญที่จะปลดล็อกศักยภาพของโปรแกรมได้อย่างเต็มที่ ดังนั้น หากคุณกำลังเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม Express หรือต้องการปรับปรุงระบบ บัญชี เดิม ให้ความสำคัญกับการวางผังบัญชีเป็นอันดับแรก แล้วคุณจะพบว่าการบริหารจัดการข้อมูลทางการเงินของธุรกิจไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
