เตรียมข้อมูลลงใน Excel_template\ขายเชื่อ
ขั้นตอนที่ 1: การสร้างข้อมูลหลักของเอกสาร (ส่วนหัวของบิล)
- เริ่มต้นด้วยการกำหนด “เลขที่เอกสาร (คอลัมน์ A)” เพื่อใช้เป็นหมายเลขอ้างอิงหลักสำหรับบิลนี้ (บิลใบนี้จะมีเลขที่เอกสารนี้เพียงเลขเดียว)
- บันทึก “วันที่ (คอลัมน์ B)” ที่ออกเอกสารหรือทำรายการ
ขั้นตอนที่ 2: การระบุข้อมูลลูกค้าสำหรับเอกสารนี้
- ป้อน “รหัสลูกค้า (คอลัมน์ C)” ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารฉบับนี้
- ระบบอาจทำการดึงข้อมูล “ชื่อลูกค้า”, “เลขประจำตัวผู้เสียภาษี” และสถานะ “สำนักงานใหญ่/สาขา” ของลูกค้าโดยอัตโนมัติ หรือผู้ใช้งานอาจต้องกรอกข้อมูลเหล่านี้ด้วยตนเอง (ข้อมูลส่วนนี้จะเหมือนกันสำหรับทุกรายการในบิลใบนี้)
ขั้นตอนที่ 3: การกำหนดข้อมูลอ้างอิงและเงื่อนไขของเอกสาร
- กรอกข้อมูล “อ้างอิง (คอลัมน์ G)” เพิ่มเติม หากมีรายละเอียดที่ต้องการอ้างถึงสำหรับเอกสารฉบับนี้
- ระบุเงื่อนไข “เครดิต (คอลัมน์ H)” เช่น จำนวนวันที่ให้เครดิตในการชำระเงิน
- เลือก “ประเภทราคา (คอลัมน์ I)” ที่จะนำมาใช้คำนวณหรืออ้างอิงสำหรับรายการต่างๆ ในเอกสาร (ข้อมูลส่วนนี้จะเหมือนกันสำหรับทุกรายการในบิลใบนี้)
ขั้นตอนที่ 4: การบันทึกรายละเอียดรายการสินค้า/บริการ (สามารถมีได้หลายรายการ โดยใช้ “เลขที่เอกสาร” เดิม)
- สำหรับแต่ละรายการสินค้า/บริการที่ต้องการเพิ่มในบิลนี้:
- ใช้ “เลขที่เอกสาร” เดียวกันกับที่ระบุในขั้นตอนที่ 1 (เพื่อให้ระบบรู้ว่ารายการนี้เป็นของบิลใบไหน)
- ป้อน “รหัส” ของสินค้าหรือบริการที่แตกต่างกันไปในแต่ละรายการ
- ระบบอาจแสดง “รายละเอียด” ของสินค้าหรือบริการโดยอัตโนมัติตามรหัสที่ป้อน หรือผู้ใช้งานกรอกข้อมูลรายละเอียดเอง
- ระบุ “ราคา” ต่อหน่วยของสินค้าหรือบริการนั้น ซึ่งอาจแตกต่างกันไปในแต่ละรายการ
- กำหนด “เกณฑ์” โดย:
- ป้อน 0 หากรายการสินค้านั้นใช้ “เกณฑ์สิทธิ์”
- ป้อน 1 หากรายการสินค้านั้นใช้ “เกณฑ์เงินสด”
ขั้นตอนการใช้งาน Autobot เพื่อบันทึกลงในโปรแกรม Express
ขั้นตอนนี้เป็นการใช้งานบอทเพื่อดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel และกรอกเข้าสู่โปรแกรม Express โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับการทำรายการขายเงินเชื่อ
เปิดโปรแกรม express บนคอมพิวเตอร์
- ไปที่เมนู “2. ขาย”
- เลือกเมนูย่อย “4. ขายเงินเชื่อ”
จากนั้นโปรแกรม Express จะแสดงหน้าต่าง IV- ขายเงินเชื่อ ตามรูปข้างล่าง
จากนั้นเปิดโปรแกรม Bancheeprompt Autobot เลือกเมนู “ขายเงินเชื่อ” เพื่อเตรียมระบบให้พร้อมสำหรับการทำงาน
เมื่อเลือกเมนู “ขายเงินเชื่อ” เรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะปรากฏข้อความแจ้งเตือนว่า “หมวดหมู่ ขายเงินเชื่อ พร้อมใช้งาน” เพื่อยืนยันว่าระบบได้เตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานในหมวดหมู่นี้เรียบร้อยแล้ว
การเลือกไฟล์และกำหนดช่วงข้อมูลสำหรับบอท
คลิกปุ่ม “เลือกไฟล์ Excel” เลือกไฟล์ Excel (ไฟล์ Excel เทมเพลตซื้อสดที่เตรียมข้อมูลไว้เมื่อก่อนหน้า) ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการให้บอทนำไปกรอกในโปรแกรม Express
กำหนดช่วงแถวของข้อมูล
- เริ่มที่แถว : กรอกหมายเลขแถวแรกในไฟล์ Excel ที่ต้องการให้บอทเริ่มอ่านข้อมูล (เช่น หากข้อมูลเริ่มต้นที่แถวที่ 2 ให้กรอกเลข 2)
- ถึงแถว : กรอกหมายเลขแถวสุดท้ายที่ต้องการให้บอทอ่านข้อมูล
หมายเหตุ : หากต้องการให้บอทประมวลผลข้อมูลจนถึงแถวสุดท้ายของไฟล์ ให้กรอกเลข 0
คลิกปุ่ม “Start” เพื่อสั่งให้บอทเริ่มทำงาน บอทจะดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel ตามช่วงแถวที่กำหนด และนำไปกรอกลงในโปรแกรม Express โดยอัตโนมัติ
หลังจากที่บอทดำเนินการกรอกข้อมูลจากไฟล์ Excel ลงในโปรแกรม Express เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงผลสถานะการทำงานเพื่อให้ผู้ใช้งานตรวจสอบ ดังนี้:
- สถานะ : แสดงข้อความว่า “All processing completed successfully” หมายถึงกระบวนการประมวลผลทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์โดยไม่มีข้อผิดพลาด
- เวลาสิ้นสุดกระบวนการ : แสดงเวลาที่กระบวนการเสร็จสิ้น เช่น “เสร็จสิ้นกระบวนการเวลา: 10:23:52”
- ระยะเวลาที่ใช้ในการประมวลผล : แสดงระยะเวลาทั้งหมดที่ใช้ในการดำเนินการ เช่น “ใช้เวลาทั้งหมด: 0:00:15” (หมายถึงใช้เวลา 15 วินาที)
