เตรียมข้อมูลลงใน Excel_template\ขายสด
เริ่มต้นบันทึกข้อมูลบิล (หัวบิล):
- ในแถวแรกของบิลใหม่:
- กรอกข้อมูลในช่องสีเหลืองที่จำเป็นสำหรับหัวบิล: เลขที่เอกสาร (คอลัมน์ A), วันที่ (B – วันที่ของเอกสาร), รหัสลูกค้า (C), และ อ้างอิง (G – ถ้ามี).
- (สามารถกรอกข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่ใช่สีเหลือง เช่น ชื่อลูกค้า (D), เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (E), สำนักงานใหญ่/สาขา (F) หากมีข้อมูล).
บันทึกรายการสินค้า/บริการแรกในบิล:
- ในแถวเดียวกันกับข้อมูลหัวบิล (แถวแรกของบิล):
- กรอกข้อมูลในช่องสีเหลืองที่จำเป็นสำหรับรายการสินค้า/บริการ: รหัส (I – รหัสสินค้า/บริการ) และ ราคา (K).
- (สามารถกรอกข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่ใช่สีเหลือง เช่น ประเภทราคา (H), รายละเอียด (J) หากมีข้อมูล).
บันทึกรายการสินค้า/บริการเพิ่มเติมในบิลเดียวกัน (ถ้ามี):
- หากบิลนั้นมีสินค้า/บริการมากกว่า 1 รายการ ให้ขึ้นแถวใหม่
- สำคัญ: ในแถวใหม่นี้ ให้กรอก เลขที่เอกสาร (A) เดียวกัน กับแถวแรกของบิลนี้ เพื่อระบุว่าเป็นรายการที่อยู่ในบิลเดียวกัน
- กรอกข้อมูลในช่องสีเหลืองที่จำเป็นสำหรับรายการใหม่: รหัส (I) และ ราคา (K).
- (สามารถกรอกข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่ใช่สีเหลือง เช่น ประเภทราคา (H), รายละเอียด (J) หากมีข้อมูล).
- ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับทุกรายการสินค้า/บริการเพิ่มเติมที่ต้องการให้อยู่ภายใต้ เลขที่เอกสาร (บิล) เดียวกัน
บันทึกข้อมูลการชำระเงิน (ถ้ามีการชำระสำหรับรายการ/บิลนั้นๆ):
- ในแถวใดๆ ที่มีการบันทึกรายการสินค้า/บริการ (ตามขั้นตอนที่ 2 หรือ 3) และต้องการบันทึกการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้นหรือยอดรวมของบิล ณ จุดนั้น:
- กรอก ลำดับรายการชำระ (L).
- กรอก ลงวันที่ (M – วันที่ทำการชำระเงิน, เป็นช่องสีเหลือง จำเป็นต้องกรอกเมื่อมีการบันทึกการชำระ).
- กรอก ยอดชำระ (N).
- กรอก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (O – ถ้ามี).
หมายเหตุ: หากยังไม่มีการชำระเงินสำหรับรายการหรือบิลนั้นๆ ในขั้นตอนนี้ ให้เว้นว่างช่อง L, M, N, และ O. ช่อง ลงวันที่ (M) ที่เป็นสีเหลือง จะบังคับกรอกก็ต่อเมื่อมีการบันทึกข้อมูลในส่วนของการชำระเงิน (L, N, O)
ขั้นตอนการใช้งาน Autobot เพื่อบันทึกลงในโปรแกรม Express
ขั้นตอนนี้เป็นการใช้งานบอทเพื่อดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel และกรอกเข้าสู่โปรแกรม Express โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับการทำรายการขายเงินสด
เปิดโปรแกรม express บนคอมพิวเตอร์
- ไปที่เมนู “2. ขาย”
- เลือกเมนูย่อย “2. ขายเงินสด”
จากนั้นโปรแกรม Express จะแสดงหน้าต่าง HS- ขายเงินสด ตามรูปข้างล่าง
จากนั้นเปิดโปรแกรม Bancheeprompt Autobot เลือกเมนู “ขายเงินสด” เพื่อเตรียมระบบให้พร้อมสำหรับการทำงาน
เมื่อเลือกเมนู “ขายเงินสด” เรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะปรากฏข้อความแจ้งเตือนว่า “หมวดหมู่ ขายเงินสด พร้อมใช้งาน” เพื่อยืนยันว่าระบบได้เตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานในหมวดหมู่นี้เรียบร้อยแล้ว
การเลือกไฟล์และกำหนดช่วงข้อมูลสำหรับบอท
คลิกปุ่ม “เลือกไฟล์ Excel” เลือกไฟล์ Excel (ไฟล์ Excel เทมเพลตซื้อสดที่เตรียมข้อมูลไว้เมื่อก่อนหน้า) ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการให้บอทนำไปกรอกในโปรแกรม Express
กำหนดช่วงแถวของข้อมูล
- เริ่มที่แถว : กรอกหมายเลขแถวแรกในไฟล์ Excel ที่ต้องการให้บอทเริ่มอ่านข้อมูล (เช่น หากข้อมูลเริ่มต้นที่แถวที่ 2 ให้กรอกเลข 2)
- ถึงแถว : กรอกหมายเลขแถวสุดท้ายที่ต้องการให้บอทอ่านข้อมูล
หมายเหตุ : หากต้องการให้บอทประมวลผลข้อมูลจนถึงแถวสุดท้ายของไฟล์ ให้กรอกเลข 0
คลิกปุ่ม “Start” เพื่อสั่งให้บอทเริ่มทำงาน บอทจะดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel ตามช่วงแถวที่กำหนด และนำไปกรอกลงในโปรแกรม Express โดยอัตโนมัติ
หลังจากที่บอทดำเนินการกรอกข้อมูลจากไฟล์ Excel ลงในโปรแกรม Express เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงผลสถานะการทำงานเพื่อให้ผู้ใช้งานตรวจสอบ ดังนี้:
- สถานะ : แสดงข้อความว่า “All processing completed successfully” หมายถึงกระบวนการประมวลผลทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์โดยไม่มีข้อผิดพลาด
- เวลาสิ้นสุดกระบวนการ : แสดงเวลาที่กระบวนการเสร็จสิ้น เช่น “เสร็จสิ้นกระบวนการเวลา: 10:23:52”
- ระยะเวลาที่ใช้ในการประมวลผล : แสดงระยะเวลาทั้งหมดที่ใช้ในการดำเนินการ เช่น “ใช้เวลาทั้งหมด: 0:00:15” (หมายถึงใช้เวลา 15 วินาที)
